Digitale Medienkonferenz – Worauf beim Dry-Run zu achten ist

Medienkonferenzen finden aktuell mehrheitlich digital statt, was je nach Digitalisierungsgrad eines Unternehmens eine Herausforderung ist. Zentral für ein erfolgreiches digitales Event ist vor allem die Vorbereitung – besonders wichtig ist die Durchführung eines Testlaufs. Worauf es dabei zu achten gilt, haben wir für Sie in einer Checkliste zusammengestellt.

Medienkonferenzen sind nicht tot. Im Gegenteil: Aktuell gibt es zahlreiche Unternehmen, die ihren Geschäftsbericht über das Jahr 2020 fertigstellen oder fertiggestellt haben. Der Höhepunkt dieser aufwändigen Arbeit ist seine Publikation. Und für die Präsentation solch umfangreicher Ergebnisse bietet sich neben einer offiziellen Medienmitteilung natürlich auch die Durchführung einer Analysten- und Medienkonferenz an. Ein Event, das in den meisten Fällen virtuell stattfindet.

Für den erfolgreichen Verlauf einer digitalen Konferenz ist die sorgfältige Vorbereitung unerlässlich und potenziell sogar noch wichtiger als bei einer «normalen» Medienkonferenz. Denn digitale Events leben von Teamwork und dem einwandfreien Zusammenspiel von Technik, Rednern, Executive Management und Kommunikationsexperten. Um eine möglichst reibungslos verlaufende Konferenz zu garantieren, empfiehlt es sich unbedingt, im Voraus einen Dry-Run durchzuführen.

Während dieses Testlaufs können der Umgang mit den Tools geübt und potenzielle Schwierigkeiten ausgemerzt werden, was den Beteiligten zudem mehr Sicherheit verleihen kann. In der folgenden Checkliste sind die wichtigsten Punkte aufgelistet, auf die während des Dry-Runs geachtet werden sollte:

Die Checkliste

Allgemein

• Technik (inkl. Mikrofon, Kameraeinstellungen, Sound, Presenter (Maus), etc.)
• Licht (Tageszeit der Konferenz im Kopf behalten)
• Kosmetik, Puder und Pads für jede einzelne Person

Zum Ablauf

• Intro (z.B. Musik, Imagefilm…) und Outro
• Einblendungen, Bauchbinder
• Übergänge zwischen Referenten
• Wechsel zwischen Live-Bild und Präsentation
• Zeit einplanen für 1-2-1 Einzelgespräche mit Medienschaffenden

Zum Inhalt

• Qualität der Präsentationen (Struktur, Verständlichkeit)
• Übersetzungen funktionieren (sofern vorhanden)
• Q&A Setting üben, insbesondere der Umgang mit sehr heiklen Fragen (unbedingt Nasty Questions vorbereiten)

Der wichtigste Faktor für eine erfolgreiche digitale Analysten- und Medienkonferenz ist und bleibt aber der Inhalt – und natürlich die kompetente Präsentation der Ergebnisse. Hauptbotschaften und Kernaussagen im Vorfeld ausarbeiten, die Präsentation klar strukturieren, den Rednern während des Testlaufs Feedback zu ihrem Vortrag zu geben – all diese Vorarbeit zu investieren lohnt sich, denn sie wirkt sich positiv auf die Qualität der Konferenz aus.

Übrigens: Bei börsenkotierten Unternehmen muss die Veröffentlichung des Geschäftsberichts zeitnah erfolgen, da jede Veränderung im Geschäftsgang den Aktienkurs beeinflussen kann. Unternehmen, deren Aktien an der Schweizer Börse gehandelt werden, unterstehen darum wiederkehrenden und ereignisbezogenen Publizitätspflichten gegenüber ihren Aktionären. Geschäftsberichte und Halbjahresberichte fallen unter erstere Kategorie und erfüllen die Pflicht eines börsenkotierten Unternehmens zur regelmässigen Rechnungslegung. Das gilt es bei der Publikation des Jahresabschlusses und der Planung der damit einhergehenden Kommunikation des Unternehmens zu berücksichtigen.