aizu | Von Leadership zu E-Leadership – Mitarbeiterführung in Zeiten des Remote Arbeiten

"Never waste a good crisis." Winston Churchill

Wie viele Länder befindet sich die Schweiz derzeit aufgrund des Coronavirus in einer ausserordentlichen Lage. Mit dieser Situation gehen einschneidende Veränderungen im Alltag vieler Unternehmen einher. Zwar gehören digitale Tools wie Skype, Trello oder Slack in vielen Betrieben zum Alltag. Nun sind sie aber innerhalb weniger Tage in so manchem Betrieb vom netten Zusatzkanal zum zentralen Bestandteil der internen Kommunikationsstruktur geworden.

Für die Mitarbeitenden beschränkt sich diese Veränderung aber nicht einfach auf einen Wechsel des Kommunikationskanals. Denn: Man ist immer «online», bekommt laufend neue Nachrichten und muss stets verfügbar sein. Konzentriert für zwei Stunden an einem Projekt zu arbeiten oder auch nach Feierabend abzuschalten, ist unter solchen Umständen schwierig. Auch die Kaffeepausen und direkten Gespräche mit Arbeitskollegen fehlen.

Wie also kann der Teamgeist im eigenen Team weiterhin aufrechterhalten werden, wenn alle von Zuhause aus arbeiten? Und wie können Unternehmer ihre Mitarbeiter führen und sie bei diesen Veränderungen gezielt unterstützen? Wir haben uns zu diesem Zweck mit Freunden und Bekannten in der Unternehmerbranche über unsere Erfahrungen ausgetauscht und für euch eine Liste mit hilfreichen Tipps und Ratschlägen zusammengestellt.

1. Struktur in den Tag bringen

Vom Anschalten der Kaffeemaschine bis zum täglichen Teammeeting – Routinen sind ein normaler Teil des Arbeitsalltags. Sie bieten Orientierung im Tagesablauf und erleichtern es, in das richtige «Mindset» zu schlüpfen. Auch beim remoten Arbeiten helfen klare Abläufe und Strukturen dabei, den Überblick zu behalten und sich den Tag vernünftig einzuteilen.

Möglichkeiten hierfür sind zum Beispiel:

Daily Huddles oder Daily Stand Ups, in denen alle Teammitglieder für 5-10 Minuten für ein Kurzupdate zusammenkommen. Diese können problemlos per Telefon- oder Videokonferenz durchgeführt werden.
Klare Reglung der Verfügbarkeit, indem kommuniziert wird, wann jemand erreichbar ist und wann man nicht gestört werden sollte. Hier hilft ein Präsenztool wie ein Kalender, der für alle Mitarbeiter zugänglich ist. Auch klare Sperrzeiten, in denen man nicht verfügbar ist, können hier eingetragen werden.
Chat- und Video-Tools können bei Kleinigkeiten und kurzen Fragen respektive zum Ersatz von Meetings, Workshops und Gruppendiskussionen eingesetzt werden. Bei Aizu haben wir zum Beispiel mit Slack, Skype und Zoom gute Erfahrungen gemacht.
Virtuelle Kaffeepausen haben auch im Home-Office ihren Platz: Sie dienen der Pflege sozialer Kontakte unter den Arbeitskollegen und leisten einen wertvollen Beitrag zur Erhaltung der Unternehmenskultur.

2. Homeoffice organisieren

Wer bisher noch nie oder zumindest nicht längerfristig Zuhause gearbeitet hat, wird schnell feststellen, dass es mit dem Nachhause nehmen des Laptops nicht getan ist. Um die besten Voraussetzungen für eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen, sollten einige Grundsätze beachtet werden:

Alles fängt mit einem vernünftiges Set-Up an. Der Arbeitsplatz sollte ergonomisch eingerichtet sein, also jemanden beim Ausführen der beruflichen Tätigkeit optimal unterstützen. Dazu gehört die technische Grundausstattung (ein/zwei Bildschirm(e), Maus, Tastatur, etc.), der gesicherte Zugriff auf alles, was zum Erledigen der Arbeit gebraucht wird, aber auch allgemein genügend Platz und Ruhe.
Für alle, die sich das Home-Office mit PartnerIn, Familie oder Freunden teilen, ist es wichtig, aufeinander Rücksicht zu nehmen und auf die Bedürfnisse der anderen einzugehen. Es kann sich lohnen, die Tische zu verschieben oder sich auf unterschiedliche Räume zu verteilen, sofern der Platz vorhanden ist.
Wer an einem Meeting teilnimmt, benutzt gewöhnlich die Videofunktion. Darum ist es sinnvoll, sich im Voraus zu überlegen, was im Kamerahintergrund alles zu sehen ist und den Computer entsprechend zu positionieren. Und auch wenn niemand weiss, wer im Meeting Trainerhosen trägt und wer nicht: Am Morgenritual festzuhalten und sich jeden Tag frisch zu machen, als würde man zur Arbeit gehen, hilft, den Tagesrhythmus beizubehalten.

3. Leadership in Krisenzeiten

Die aktuelle Lage in der Schweiz stellt nicht nur Politik und Wirtschaft, sondern auch jeden und jede Einzelne von uns vor grosse Herausforderungen. Unter diesen Bedingungen ist es umso wichtiger, dass Unternehmer auf ihre Mitarbeiter eingehen und sie beim Übergang in ein weitgehend remotes Arbeiten unterstützen.

Dabei gilt es, die folgenden Dinge zu beachten:

Derzeit befinden wir uns in einer Übergangsphase. Mitarbeitende wie Vorgesetzte benötigen Zeit, um sich an die neue Situation zu gewöhnen. Es ist daher umso wichtiger, auch bei Fehlschlägen und Schwierigkeiten Ruhe zu bewahren und einander mit Verständnis zu begegnen.
Mitarbeiter und Teams brauchen Stabilität. Unternehmen müssen den sich rasant ändernden Umständen flexibel begegnen. Trotzdem gilt: Je eher neue, der Situation angepasste Routinen und Strukturen geschaffen werden, desto eher kann der geregelte Arbeitsalltag wieder seinen Lauf nehmen.
Regelmässige Kommunikation ist das A und O. Gerade in einer unsicheren Lage ist es wichtig, die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, sie in den Prozess einzubinden und ihnen Sicherheit zu geben. Es geht darum, zu informieren, aber auch Orientierung zu bieten, Wertschätzung zu zeigen und zu motivieren.
Je besser UnternehmerInnen ihre Aufgaben delegieren, desto effizienter können Mitarbeitende arbeiten. Wichtig ist aber auch, zuzuhören, für Feedback offen zu sein, und allen die Möglichkeit zu geben, ihre Ideen und Erfahrungen einzubringen.
Prozesse sollen verständlich, einfach und klar sein.
Eine Krise ist auch eine Chance. Hat man verbleibende Zeit, empfehlen wir diese zu nutzen, sei es für Prozessoptimierungen oder Verbesserungen der Produktqualität.

Wir wünschen allen UnternehmerInnen Durchhaltevermögen, starke Nerven und Zuversicht!

Übrigens: Aufgrund der enormen Auswirkungen des Coronavirus bieten derzeit viele Online-Tools ihre Dienste kostenlos an. Einen Überblick bieten beispielsweise die folgenden Artikel:

Natürlich ist oben aufgeführte Liste nicht vollständig oder abgeschlossen. Habt ihr weitere hilfreiche Ratschläge? Dann teilt sie bitte mit uns in den Kommentaren!