Wie man Leben ins Intranet bringt

Engagement ist der Puls des Intranets – fehlt es, wird auch das Intranet nur künstlich am Leben erhalten. Es lohnt sich in die interne Kommunikation zu investieren und Inhalte zu publizieren, die Interaktivität ankurbeln.

Der Beitrag «Wie man Leben ins Intranet bringt» erschien zuerst im Connecta Blog im Rahmen der Connecta 2021.

Mit der Etablierung von Homeoffice und hybriden Modellen im Arbeitsalltag ist es wichtiger denn je, dass die interne Kommunikation eines Unternehmens den Austausch, das Zugehörigkeitsgefühl und das gegenseitige Vertrauen unter den Mitarbeitenden aufrechterhält. Hierfür eignet sich als interner Kanal das Intranet. Was aber wenn das Intranet einem Friedhof gleicht?

Return on Intranet Investment

Wissenschaftliche Studien(1) belegen, dass eine regelmässige, offene Kommunikation sich nicht nur positiv auf die Kultur eines Unternehmens auswirkt, sondern auch das Engagement und das Empowerment der Mitarbeitenden stärkt. Mitglieder, die sich stärker mit einer Organisation identifizieren, sind motivierter, engagierter, zufriedener und leistungsstärker. Eine authentische, transparente Führungskommunikation trägt ausserdem zu mehr Engagement, Vertrauen und Kooperation unter den Mitarbeitenden bei.

Engagement im Intranet ankurbeln

Zwar kann man das Engagement nicht allein zum Laufen bringen, wohl aber die Wahrscheinlichkeit von Interaktionen erhöhen. Das beginnt schon bei der Technik: Das Intranet sollte intuitiv aufgebaut, leicht zugänglich und einfach zu bedienen sein. Personalisierungsoptionen (z.B. persönliches Profil mit Foto und Bio) und Transparenz (z.B. Autoren namentlich genannt, Einblick in Teilnehmende an Events) schaffen Nähe und stärken das Gemeinschaftsgefühl.

Was interessant ist, liegt im Auge des Betrachters. Wer weiss, wer die Mitarbeitenden sind, unter welchen Rahmenbedingungen sie arbeiten und wie man auf Augenhöhe mit ihnen kommuniziert, kann die Interessen seiner Zielgruppe strategisch in den Content einbinden.

Auch grundlegende Eigenschaften beeinflussen das Engagement eines Intranetposts:

• Messen ist Key. Auch im Intranet macht sich das Tracking und das Analysieren der Inhalte bezahlt. Wer weiss, was im eigenen Intranet läuft und was nicht, kann entsprechend handeln.
• Form und Format sind Teil der Message. Bilder und Videos wecken Emotionen und regen Reaktionen an. Darum lohnt es sich, mit Visuals zu arbeiten. Weiter bieten Formate wie Umfragen und Abstimmungen die Möglichkeit, die Mitarbeitenden aktiv einzubeziehen. Und: Kurze Beiträge werden häufiger gelesen. Mehr noch: Kurzlebige Formate wie Storys senken die Hemmschwelle zur Teilnahme. Wie wäre es mit einer monatlichen Challenge für die Mitarbeitenden?
• Einfach fragen. Mit Calls to Action und Fragen kann man die Mitarbeitenden ermutigen, ihre Meinung zu teilen – zum Beispiel dazu, wie sie sich gerne im Intranet beteiligen wollen. Soft News und Infotainment leben länger. Und erzielen im Schnitt mehr Engagement. Warum nicht mal «soft» kommunizieren? Vielleicht können Memes in einem #Random Kanal geteilt oder private Themen in einer «Kaffipause»-Gruppe besprochen werden?

Bei allen Tipps: der Schlüssel zur aktiven Intranet-Community liegt in der Unternehmenskultur. Das Fundament bildet ein Arbeitsumfeld, das die Mitarbeitenden aktiv zur Nutzung des Intranets ermutigt – und den Raum dafür schafft.

Mishra, K., Mishra, A. K., & Walker, K. (2019). Using Innovative Internal Communication to Enhance Employee Engagement. In A. Normore, M. Javidi, & L. Long (Ed.), Handbook of Research on Strategic Communication, Leadership, and Conflict Management in Modern Organizations (pp. 445-468). IGI Global. http://doi:10.4018/978-1-5225-8516-9.ch022